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Pilar Gil García*
pilar.gil@uclm.es
Directora del Archivo General Universitario
Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha

RESUMEN
Se presenta el Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Iberoamericanos, elaborado y mantenido por el Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha (Ciudad Real, España) desde el año 2006 y que puede ser consultado en http://www.uclm.es/archivo/paginas/mapaib06/ El Mapa pretende ser un espacio abierto para la difusión de los archivos universitarios y la cooperación profesional. Se realiza el análisis de este producto informativo web desde diferentes puntos de vista: el contexto, los objetivos, la metodología, los contenidos, el diseño, y la difusión.

Palabras clave:

Archivos universitarios – Centros de documentación – Redes de archivos – Cooperación archivística - Recursos web – Tecnologías de la información y las comunicaciones

Abstract

We present The Interactive Map of Latin American University Archives, developed and maintained by the General Archives of the University of Castilla-La Mancha (Ciudad Real, Spain) since 2006 and available at this URL:  http://www.uclm.es/archivo/paginas/mapaib06/  The Map intends to be an open space for the diffusion of university archives and professional cooperation. The analysis of this web-based informative product is made from different points of view: the context, the objectives, the methodology, the contents, the design, and the diffusion.

Keywords:

University archives – Information services – Information networks – Online infomation systems – Information technology

1. EL CONTEXTO
El Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha (en adelante AGUCLM) desde su creación, en 1996, ha basado su gestión en cuatro presupuestos básicos: el fuerte alineamiento con la gestión corporativa institucional por su carácter de servicio universitario integrado en su estructura orgánica; el uso de las tecnologías de la información y comunicación como factor estratégico clave; la decidida orientación al usuario interno y externo, real o potencial; y una firme vocación cooperativa en el ámbito archivístico.

Partiendo de esta base, se optó por un modelo de archivo concebido como una unidad informativa que pudiera desempeñar tanto la gestión documental y las funciones archivísticas, que como servicio de archivo le correspondían dentro de la institución, como aquellas otras que, sin ser estricta o tradicionalmente archivísticas pudiera asumir, si así se estimara conveniente, dentro del ámbito informativo y documental. De este modo, el diseño del AGUCLM quedó abierto a su configuración como un centro de información y de recursos archivísticos, siendo éste el rasgo que lo ha diferenciado y singularizado en su corta trayectoria dentro del ámbito archivístico universitario español.

En su conjunto, este planteamiento inicial, llevado a sus últimas consecuencias, ha determinado tanto la planificación, la implantación, la gestión y la evaluación del servicio de archivo; su regulación normativa; la definición de su mapa de procesos; el diseño de los procedimientos operativos e instrucciones técnicas de trabajo; la formulación de la carta de servicios; el diseño de las herramientas de evaluación; y, en definitiva, todos los elementos que vertebran la prestación del servicio.

Además, es preciso señalar que tanto los resultados de esta filosofía de gestión y de trabajo, como el propio trabajo archivístico realizado y los diferentes productos informativos que se elaboran se materializan -aunque no deje de ser una paradoja que algo se materialice en un espacio inmaterial- en la página web del AGUCLM http://www.uclm.es/archivo que, desde su apertura a la Red en 1998, ha ido cobrando mayor importancia tanto para la difusión del AGUCLM como para el desarrollo de las diferentes actividades que se llevan a cabo en él.

En efecto, la página web del AGUCLM se plantea como una herramienta de difusión del servicio de archivo en general y de los fondos documentales, en particular, pero también permite elaborar nuevos productos informativos, cuya existencia no sería posible sin el concurso de la misma, abriendo así nuevas posibilidades a las unidades de información en términos generales y muy especialmente, en nuestro caso, aspectos estos que ya hemos tratado con anterioridad .

Desde 1996 hasta 2003, se desarrolla la primera fase de implantación del servicio de archivo universitario; en este mismo año es cuando se realiza el control de lo que, hasta entonces, se había llevado a cabo. Como consecuencia de este primer control, se elabora el Plan de Gestión del AGUCLM 2004-2007 que marca un nuevo punto de partida y el inicio de una segunda fase de consolidación que, en estos momentos, está llegando a su punto final. En esta nueva planificación, a la luz de de la experiencia adquirida, se determinó acometer la nueva etapa de gestión del servicio de archivo manteniendo los planteamientos por los que se había optado en un primer momento.

En concreto, en el Plan 2004-2007, dentro del Área de Gestión del Acceso y Difusión de la Información Documental, se definió una línea estratégica para desarrollar un plan de In/Formación permanente de usuarios a través de Internet/Intranet. El principal objetivo que se perseguía era diversificar la oferta de productos informativos elaborados por el AGUCLM, estableciendo en la difusión los mecanismos necesarios de retroalimentación que permitieran reorientar la prestación de los servicios.

Por otra parte, desde el año 2001, en el AGUCLM se elaboraba otro producto informativo web muy similar al que nos ocupa: el Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Españoles cuya edición, correspondiente al año 2007, acaba de publicarse en la página web del AGUCLM; en concreto, está accesible en http://www.uclm.es/archivo/paginas/mapa/index.htm Este producto había nacido con unos planteamientos diferentes pero igualmente orientados a la cooperación y a la difusión de recursos archivísticos. Con el bagaje de esta experiencia y, como hemos visto, en el marco de la planificación general del AGUCLM es como se abordó la elaboración de un nuevo mapa interactivo que recogiera los enlaces de los archivos universitarios iberoamericanos, y que facilitara su localización y su difusión.

En este contexto es en el que hay que situar el proyecto de elaboración del Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Iberoamericanos que quedó programado para el año 2006. Así, en enero del pasado año se publicó la primera edición del Mapa en la ya citada página web del AGUCLM http://www.uclm.es/archivo/paginas/mapaib06/. Transcurrido un año, una nueva edición del Mapa, la de 2007, ha visto la luz recientemente.

2. LOS OBJETIVOS
El Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Iberoamericanos pretende ser un espacio abierto al servicio de la cooperación archivística y del uso compartido de recursos, contribuyendo a la difusión de los archivos universitarios. Al tratarse de un proyecto abierto, se ha incorporado un enlace en el propio Mapa para la facilitar la comunicación de datos, a través de correo electrónico, por parte de cualquier servicio de archivo universitario que desee  bien incorporar un enlace a su página web, bien formular correcciones sugerencias, o actualizaciones; todo ello independientemente de las revisiones y actualizaciones que se realizan en el AGUCLM periódicamente.

3. LA METODOLOGÍA
El Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Iberoamericanos es un producto informativo elaborado en coordinación por el AGUCLM y la Unidad de Tecnologías de la Información de los Servicios Informáticos de la Universidad de Castilla-La Mancha. La Unidad de Tecnologías de la Información se encarga de proporcionar todo el soporte tecnológico necesario para la publicación web, así como del diseño del Mapa. Por su parte, el AGUCLM es responsable de la gestión de los contenidos para su elaboración, su revisión y su actualización. 

Anualmente se realiza una revisión general del Mapa, que da lugar a una nueva edición, si bien, periódicamente, se revisa el correcto funcionamiento de los enlaces. Las actualizaciones y modificaciones necesarias se realizan bien como resultado de estas revisiones pero también cuando se reciben comunicaciones externas informando de nuevos enlaces o de la necesidad de realizar correcciones.

Cuando es preciso incorporar modificaciones en el Mapa, éstas se realizan, de acuerdo con el procedimiento operativo Elaboración de productos informativos web, aprovechando la actualización mensual de la página web del AGUCLM.

4. LOS CONTENIDOS
La localización de los enlaces se realiza bien mediante búsquedas en Internet, bien mediante la navegación manual en los websites de las universidades iberoamericanas . No obstante, como comentábamos en su día para el Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Españoles: “La navegación manual ofrece algunas dificultades y cierto margen de error: en ocasiones, no es sencillo llegar a las páginas destinadas por la institución a su archivo; a veces, más que navegar se bucea, y otras veces se atraca en la página web de la biblioteca universitaria correspondiente” ; es por ello que la exhaustividad en la búsqueda queda descartada.

El criterio de selección de los enlaces es amplio y abierto: se enlaza cualquier tipo de centro, unidad o servicio universitario, que desempeñe funciones archivísticas o de gestión documental, independientemente de si están integrados, o no, en el organigrama de otros servicios o unidades de información más amplias, y su grado de autonomía o dependencia de aquellos. En la presente edición del año 2007 se han incorporado un total de 53 enlaces, correspondientes a 12 países.

4. EL DISEÑO
Al estar integrado en la web institucional, el diseño general de la página que acoge el Mapa, y del propio Mapa, es acorde con la imagen corporativa y sigue el  mismo estilo de diseño de los productos informativos del AGUCLM.

Figura 1.
Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Iberoamericanos 2007

6. LA DIFUSIÓN
Anualmente, con motivo de la publicación de la nueva edición del Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Iberoamericanos, éste se mantiene durante un mes en la sección de Novedades Archivísticas de la página web de inicio del AGUCLM http://www.uclm.es/archivo Simultáneamente, la publicación del Mapa es objeto de difusión por correo electrónico a través de las listas de distribución Iwetel, especializada en Información y Documentación y Arxiforum, dedicada a los archivos, ambas en http://www.rediris.es/list; y Archivalia, lista de distribución del AGUCLM, orientada a los archivos universitarios, accesible en http://www.uclm.es/archivo/paginas/archivalia.asp

7. CONCLUSIONES
 Quizá sea pronto aun para valorar y sacar conclusiones sobre un producto informativo, como el Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Iberoamericanos, que apenas si acaba de hacer su aparición en el ámbito de los recursos archivísticos electrónicos y que, además, no se plantea tanto como un fin en sí mismo sino como un medio, un instrumento cooperativo. Por eso, nos limitaremos a decir que el proyecto está y estará disponible manteniéndose abierto a la difusión de los archivos universitarios; esperamos que sea de utilidad. 

PILAR GIL GARCÍA es Directora del Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha
(España) desde el año 1996 hasta el momento presente. Licenciada en Filosofía y Letras,
especialidad Historia Medieval, por la Universidad de Murcia (España) y especialista en Información y Documentación, desarrolla su actividad profesional a partir del año 1985 tanto en archivos, administrativos e históricos, como en bibliotecas universitarias. Así mismo, ha participado como docente en acciones formativas, orientadas tanto a la formación de archiveros como de usuarios y es autora de diversas publicaciones, algunas de ellas accesibles en www.uclm.es/archivo